Ab dem 1. September 2025 wird die Finanzverwaltung die Zustellung von Schriftstücken an alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben, ausschließlich elektronisch über das "FinanzOnline"-System abwickeln. Diese Neuerung betrifft auch Kleinunternehmer, die auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen, die keiner Umsatzsteuerpflicht unterliegen.
Rechtswirksame Zustellung
Sobald Schriftstücke in FinanzOnline abrufbar sind, gelten sie als rechtswirksam zugestellt. Dies bedeutet, dass Fristen vom Zustellungsdatum an zu laufen beginnen, unabhängig davon, ob das Schriftstück tatsächlich abgerufen wurde oder nicht.
E-Mail-Benachrichtigungen
Um Unternehmen über neue Schriftstücke zu informieren, wird empfohlen, eine aktuelle E-Mail-Adresse in FinanzOnline zu hinterlegen und die Benachrichtigungsfunktion zu aktivieren. Es wird geraten, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu verwenden, die auch während Urlaubs- oder Krankheitsabwesenheiten abgerufen werden kann.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Bestehende Zustellvollmachten an Steuerberatungskanzleien bleiben weiterhin gültig. Bestimmte Arten von Schriftstücken, wie zum Beispiel Mahnungen, werden direkt in der FinanzOnline-Databox zugestellt.
Handlungsempfehlungen
Um den Übergang zur elektronischen Zustellung effizient zu gestalten, sollten Unternehmen regelmäßig FinanzOnline aufsuchen und ihre E-Mail-Kontaktdaten aktualisieren. Die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigungsfunktion ist essenziell. Zudem ist es sinnvoll, wichtige Dokumente auch außerhalb von FinanzOnline zu archivieren und interne Vorkehrungen zur Weiterleitung von Informationen bei Abwesenheiten zu treffen.
Unternehmensserviceportal (USP)
Wenn Unternehmen mit dem Unternehmensserviceportal (USP) verknüpft sind, wird die Verständigung über deren USP-Postkorb abgewickelt. Hierbei können mehrere Zustellbevollmächtigte und Verständigungsadressen hinterlegt werden, um eine umfassende und flexible Kommunikation sicherzustellen.
Diese Änderungen schaffen einen effizienteren und ressourcenschonenderen Verwaltungsprozess und unterstreichen die zunehmende Bedeutung der digitalen Kommunikation im Steuerwesen.
