Die Einführung der Empfängerprüfung durch EU-Banken bringt bedeutende Veränderungen im Zahlungsverkehr mit sich. Ab dem 9. Oktober 2025 werden die Banken in der Europäischen Union die Internationale Bankkontonummer (IBAN) mit dem Namen des Überweisungsempfängers abgleichen. Dieses Verfahren, bekannt als "Verification of Payee" (VOP), dient der Minimierung von Zahlungsfehlern und der Erhöhung der Sicherheit bei Banküberweisungen.
Wichtige Punkte zur Vermeidung von Zahlungsfehlern
Korrekte Angaben auf Rechnungen
Um Zahlungsfehler zu vermeiden, ist es von wesentlicher Bedeutung, dass Rechnungsstellungen unternehmensspezifische Daten korrekt enthalten. Dazu zählen der vollständige Unternehmensname und die korrekte Anschrift. Diese Informationen müssen umsatzsteuerlich ordnungsgemäß auf der Rechnung stehen. Weiterhin sollten die Zahlungsdaten in einem separat aufgeführten Block erscheinen. Es ist essenziell, dass der IBAN und die Kontobezeichnung exakt übereinstimmen, um ein negatives "No-Match-Ergebnis" bei der Empfängerprüfung zu verhindern. Ein häufiges Beispiel für Probleme ist die Diskrepanz zwischen dem auf der Rechnung stehenden Namen „Hotel zur Post“ und dem tatsächlichen Namen „Müller und Meier OG“.
Richtigkeit der QR-Codes
Die Verwendung von QR-Codes zur Übermittlung von Zahlungsdaten wird immer häufiger. Unternehmen sollten sicherstellen, dass diese Daten durch Testüberweisungen auf Richtigkeit überprüft werden. Zudem sollten Fakturierungsprogramme eingerichtet sein, um ausschließlich korrekte Informationen zur Verfügung zu stellen.
Zahlungen an Factorkonto
Sollten Zahlungen direkt auf ein Factorkonto erfolgen, ist es zwingend erforderlich, dass die Factorbank als Zahlungsempfänger auf der Rechnung angegeben wird. Dies gewährleistet, dass die Empfängerprüfung reibungslos durchgeführt werden kann.
Kontowortlaut-Problem
Besonders lange Firmennamen können häufig zu komplexen Abkürzungen im Bankensystem führen. Es ist ratsam, bei der Bank nachzufragen, ob ein kürzerer „Alias“-Name als Kontobezeichnung verwendet werden kann, um mögliche Abweichungen zu verhindern.
Fazit
Eine sorgfältige Überprüfung der Angaben zum Zahlungsempfänger ist entscheidend, um einen reibungslosen Zahlungsverkehr sicherzustellen. Dabei kann es wertvoll sein, praktische Erfahrungen und Feedback zur Umsetzung mit anderen Unternehmen und Dienstleistern zu diskutieren, um gemeinsam die Herausforderungen der Empfängerprüfung zu meistern.
